Fragensammlung Betriebsräte und Steuerungsgruppe: Anonymität & Datenschutz

Ist die Teilnahme an teamecho-Befragungen freiwillig und anonym?

Ja. Die Teilnahme ist immer freiwillig.
Alle Ergebnisse werden anonym angezeigt – Rückschlüsse auf einzelne Personen sind ausgeschlossen.
Ergebnisse erscheinen erst ab einer definierten Mindestanzahl an Teilnehmer*innen (empfohlen: mindestens 5 Personen).

Alle Details zur Anonymität in teamecho findest du in diesem Artikel: „Anonymität in teamecho“.

Wie werden Mitarbeiter*innen Teams oder Abteilungen zugeordnet?

Die Zuordnung erfolgt über die Organisationsstruktur, die im Vorfeld im System von den unternehmensinternen Administrator*innen hinterlegt wird.
Die kleinste Einheit ist dabei ein Team. Ergebnisse werden erst angezeigt, wenn die für die Anonymität notwendige Mindestgröße erreicht ist.

Aggregierte Ergebnisse werden nur dort angezeigt, wo die Anonymität gewährleistet ist.
Eine genaue Übersicht aller Möglichkeiten findest du im Artikel „Wie aggregiert teamecho meine  Ergebnisse“.

Welche Rollen gibt es und wer sieht welche Ergebnisse?

teamecho arbeitet mit einem klaren Need-to-Know-Prinzip. Nur Personen, die Informationen für ihre Aufgabe benötigen, erhalten Zugriff – die dafür erforderlichen Einstellungen werden immer von den unternehmenseigenen Administrator*innen festgelegt.

Die wichtigsten Rollen im Überblick:

Haupt-Administrator*innen:
Können alle Ergebnisse einsehen und sämtliche Einstellungen verwalten (z. B. Befragungsrhythmus, Ad-hoc-Fragen, Priorisierungen).

Abteilungsleiter*innen:
Sehen – basierend auf den von den Administrator*innen vergebenen Sichtbarkeitseinstellungen – ihre Abteilung.
Je nach zusätzlicher Berechtigung können sie z. B. eigene Ad-hoc-Fragen erstellen oder Einstellungen im eigenen Bereich anpassen.

Teamleiter*innen:
Sehen in der Regel ihr Team und können – wenn gewünscht – ihren Bereich bearbeiten.

Mitglieder:
Nehmen an der Befragung teil und sehen ausschließlich jene Ergebnisse, die für sie freigegeben wurden.

Alle Rechte und Sichtbarkeiten lassen sich in den Sichtbarkeitseinstellungen sehr präzise festlegen.

Wie schützt teamecho die Daten der Mitarbeiter*innen?

Wir setzen auf höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards:

• Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
• Strenge rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Technisch abgesicherte Anonymität
• Verarbeitung gemäß DSGVO

Wie funktioniert die Anmeldung für Mitarbeiter*innen ohne dienstliche E-Mail-Adresse?

Mitarbeiter*innen ohne E-Mail-Adresse nutzen einen allgemeinen Zugangslink (Direktlink) oder QR-Code.
Dort melden sie sich mit Vor- und Nachname an und vergeben beim ersten Login ihr persönliches Passwort ausgenommen Direktlink-Befragungen, diese funktioniere auch ohne Login, sind aber nicht zu empfehlen, da eine Teilnahme mehrfach ausgefüllt werden kann) .

Die Zuordnung zur richtigen Organisationseinheit erfolgt automatisch anhand der hinterlegten Struktur – unabhängig von einer E-Mail-Adresse.

Hinweis: Mehrere Personen können dasselbe Gerät verwenden, solange sie sich nach der Teilnahme wieder ausloggen.

Gibt es ein Best-Practice für ein Rollen- und Berechtigungskonzept?

Ein allgemeingültige Empfehlung (Konzept) gibt es nicht, da die Anforderungen je Unternehmen unterschiedlich sind. In der Praxis reicht meist eine kurze schriftliche Festlegung, wer welche Einsicht benötigt.

Unsere Empfehlung:
„So wenig wie möglich, so viel wie nötig.“

Mit den Sichtbarkeitseinstellungen kann die gewünschte Struktur sehr genau abgebildet werden.

Infos zu Betriebsvereinbarungen haben wir übrigens in unseren Artikel "Brauche ich für teamecho eine Betriebsvereinbarung?" gesammelt.