Was kann ich tun, um den Rücklauf zu verbessern?

Die Teilnahme deiner Teammitglieder an den teamecho-Befragungen sinkt? Dann haben wir hier ein paar Ansätze für dich, wie du die Rücklaufquote wieder steigern kannst.

Zusammenfassung

  • Kläre die Ziele: Lege klare Ziele für den Feedback-Prozess fest, teile diese allen Mitarbeiter*innen mit und stelle sicher, dass sie verstehen, warum ihr Feedback wichtig ist.
  • Betone die Anonymität: Versichere den Mitarbeiter*innen, dass ihr Feedback anonym ist und dass ihre Antworten nicht zu ihnen zurückverfolgt werden können.
  • Zeige Bereitschaft zur Veränderung: Zeige den Mitarbeiter*innen, dass du ihr Feedback ernst nimmst und bereit bist, auf der Grundlage ihrer Vorschläge Änderungen vorzunehmen.
  • Ermutige zum Dialog: Ermutige die Mitarbeiter*innen, die Ergebnisse des Feedbacks untereinander und nicht nur mit der Führungskraft zu diskutieren.
  • Ergreife Maßnahmen und liefere sichtbare Ergebnisse: Führe Änderungen auf der Grundlage des Feedbacks durch und kommuniziere die Ergebnisse an die Mitarbeiter*innen, um zu zeigen, dass ihr Feedback geschätzt wird.

Grundlegende Tipps & Voraussetzungen

  • Klare Ziele sind wichtig: Was wollt ihr als Unternehmen mit teamecho erreichen und warum ist dazu das Feedback der Mitarbeiter*innen so wichtig? Mögliche Ziele können sein: "Nachhaltig eine gute Unternehmenskultur aufbauen" oder auch (gut messbar) "Mind. 80% Zufriedenheit". Wenn diese Ziele allen bekannt sind, fördert das die Motivation, Feedback zu geben.
  • Für manche Mitarbeiter*innen können die Zweifel an der Anonymität ein Grund für sinkende Teilnahmebereitschaft sein. Du musst immer wieder betonen und kommunizieren, dass teamecho nur Antworten und die Tatsache, dass ein(e) Mitarbeiter*in bereits abgestimmt hat speichert. teamecho speichert keine Daten, die eine Zuordnung zwischen einem/einer Benutzer*in und den abgegebenen Antworten ermöglichen. Außerdem ist teamecho vollständig DSGVO konform und legt Wert auf Datensparsamkeit. Details findest du hier.
  • Das Signalisieren von Veränderungsbereitschaft seitens des Unternehmens ist essentiell. Wenn deine Mitarbeiter*innen überzeugt sind, dass Taten auf Worte folgen, erhöht das die Bereitschaft zur Teilnahme massiv.
  • Der Dialog soll nicht nur zwischen Mitarbeiter*innen und Führungskräften sondern vor allem auch zwischen Mitarbeiter*innen untereinander stattfinden. Ihr müsst als Unternehmen deutlich kommunizieren, dass ihr Wert auf das Feedback eurer Mitarbeiter*innen legt und sie damit aktiv an der Verbesserung mitwirken können.
  • Die Ergebnisse dürfen auf keinen Fall in der Schublade verschwinden. Darum solltet ihr die teamecho-Ergebnisse regelmäßig und aktiv in eure Meetings einbinden. Aufgetretene Unklarheiten oder Konflikte können so zeitnahe angesprochen und aufgelöst werden. So werden eure Mitarbeiter*innen darin bestärkt, auch weiterhin Feedback zu geben.
  • Veränderungen, die durch Feedback in teamecho in eurem Unternehmen passieren sollten immer für die Mitarbeiter*innen spür- bzw. sichtbar gemacht werden, damit die Motivation zur Beteiligung erhöht wird. Wenn sich wirklich etwas ändert, können auch "teamecho-Muffel" sehen, dass sich Engagement bezahlt macht und die Bereitschaft zur Teilnahme steigt weiter.

Der Befragungstag und Zeitpunkt spielt auch eine wichtige Rolle

Die allermeisten Mitarbeiter*innen nehmen an teamecho-Befragungen teil, wenn sie ihre Einladung das erste Mal öffnen.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass dieser Zeitpunkt gut gewählt sein will.

Wenn es in eurem Unternehmen fixe wiederkehrende Deadlines gibt, dann solltest du darauf achten, dass die Befragungen nicht mit diesen kollidieren.

Oder liegt es vielleicht doch am zu kurzen Intervall?

Glaubst du, dass deine Führungskräfte zu wenig Zeit haben auf das Feedback in teamecho zu reagieren?

Dann könnte einer Verlängerung des Intervalls eine positive Auswirkung auf eure Teilnahmequote haben.

Wie erwähnt, erhöht es die Bereitschaft zur Teilnahme massiv, wenn Mitarbeiter*innen überzeugt sein, dass auf Worte Taten folgen und Veränderungen auf Basis von Feedback in teamecho für sie spür- bzw. sichtbar gemacht werden. Größere Zeitabstände zwischen den Befragungen können es Führungskräften erleichtern, das aktiv umzusetzen.

Automatische Erinnerung

Schließlich kannst du Mitarbeiter*innen automatisch an offene Befragungen erinnern.

Dazu musst du nur in den Unternehmenseinstellungen » Team-Optionen die Checkbox "Teammitglieder automatisch an die laufende Befragung erinnern" aktivieren.

Dann werden für sämtliche Befragungen (regelmäßige genauso wie Ad-hoc-Befragungen) drei Tage vor Ablauf Erinnerungsmails ausgesendet. Aber nur an die Mitarbeiter*innen, die noch nicht abgestimmt haben.

erinnerung

Du musst dir aber bewusst sein, dass bei vereinzelten, besonders skeptischen Mitarbeiter*innen ein zusätzliches Anstupsen möglicherweise auch zu mehr Ablehnung führen kann.

Wir empfehlen deswegen diese Einstellung nur solange zu aktivieren, bis du eine Verbesserung bemerkst.

 

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