Wie verfasse ich eine aussagekräftige Antwort auf einen Kommentar?

Hier stellen wir fünf Elemente vor, die dich beim Beantworten von Kommentaren unterstützen. Berücksichtige sie um Antworten zu formulieren, die deinem Team zeigen, dass du dich um ihre Meinung kümmerst.

Zusammenfassung

Benenne die Situation oder das Gefühl, auf das im Kommentar Bezug genommen wird.
Drücke deine Wertschätzung für das Feedback aus.
Erwähne, was in Zukunft anders sein wird.
Benenne den Nutzen der Veränderungen.
Beende die Antwort mit einem guten Schlusswort, z.B. einer Zusammenfassung, einem Aufruf zur Teilnahme oder einem “Danke”.

Die fünf Elemente einer sinnvollen Antwort

Element # 1: Benenne die Situation/das Gefühl, auf das du Bezug nimmst

Beginne deine Antwort, indem du auf die spezifische Situation und/oder das Gefühl hinweist, auf das sich der ursprüngliche Kommentar bezieht.

Zum Beispiel: "Es tut mir leid zu hören, dass du dich bei unserem letzten Treffen nicht gehört gefühlt hast..." oder "Ich freue mich, dass du von unseren neuen Weiterbildungsangeboten begeistert bist."

Es mag den Anschein haben, dass du lediglich wiederholst, was bereits gesagt wurde, aber wenn du das in deinen eigenen Worten tust, weiß der Verfasser/die Verfasserin, dass du seinen/ihren Kommentar gelesen und verstanden hast.

Element # 2: Drücke deine Wertschätzung für das Feedback aus

Bringe ausdrücklich deine Wertschätzung für das Feedback zum Ausdruck. Man kann für ein Feedback dankbar sein, ohne unbedingt mit allem, was gesagt oder geschrieben wurde, einverstanden zu sein. Ein wertschätzender Tonfall minimiert Abwehrhaltungen, insbesondere im Zusammenhang mit Kritik. Ein einfaches

"Ich bin dankbar für deine Sichtweise." oder "Danke, dass du dir die Zeit genommen hast, uns deine Gedanken mitzuteilen."

kann viel bewirken - solange es nicht von einem "aber..." gefolgt wird.

Element # 3: Erwähne, was in Zukunft anders sein wird

Unabhängig davon, ob in der ursprünglichen Bemerkung ausdrücklich auf Ideen verwiesen wird, solltest du ein Verhalten, einen Prozess oder eine Sache nennen, die in Zukunft anders sein wird.

Zum Beispiel: "Ich werde dafür sorgen, dass beim nächsten Mal jede/r zu Wort kommt, indem ich die Zeit besser einteile."

Denk daran: "Anders" bedeutet nicht unbedingt "neu", denn deine Antwort kann auch bedeuten, dass du ein bestehendes Verhalten einstellst oder mehr/weniger davon machst, z. B. "Ich werde mein Bestes tun, um zusätzliche berufliche Möglichkeiten zu finden."

Du kannst auch einfach sagen, dass du mehr Zeit brauchst, um über eine angemessene Reaktion oder Lösung nachzudenken.

zum Beispiel: "Ich werde mir etwas Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, wie wir X verbessern können, und mich dann wieder bei euch melden".

Wenn du um mehr Zeit für eine Antwort bittest, wirkt das menschlich und zeigt, dass dir dein Team am Herzen liegt, aber auch, dass du eine solide Lösung finden willst.

Element # 4: Benenne den Nutzen der Änderung(en)

Zeige, dass du deine Antwort durchdacht hast und ermögliche es deinem Team, die Vorteile der von dir vorgeschlagenen Änderung(en) zu erkennen - so sind deine Teammitglieder viel offener für das, was du zu sagen hast.

Zum Beispiel: "Wenn ich mehr Zeit hatte, über mögliche Lösungen nachzudenken, werden wir besser gerüstet sein, um den Status quo gemeinsam zu verbessern." oder "Wenn wir unsere Sitzungszeit besser im Auge behalten, sorgt das für ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen den Wortmeldungen und eine effektivere Sitzungsstruktur."

Es mag dir so vorkommen, als würdest du nur das Offensichtliche sagen, aber es ist wichtig, die Vorteile für andere zu verdeutlichen, die sie vielleicht nicht so klar sehen.

Element # 5: Ende mit einem guten Schlusswort

Es gibt viele Möglichkeiten, eine aussagekräftige Antwort zu beenden.

Du kannst einfach die Erkenntnisse aus dem Austausch zusammenfassen oder deine Antwort mit einem Aufruf zur Teilnahme oder mit Dankbarkeit beenden.

Während die Zusammenfassung eher selbsterklärend ist, kann ein Aufruf zur Beteiligung sehr wirkungsvoll sein, da er dein Team auffordert, aktiv zu deinem Plan beizutragen.

Zum Beispiel: "Ich hoffe, dass ihr alle mir helfen werdet, ausgewogene Sitzungen zu gestalten, indem wir uns gegenseitig ungeteilte Aufmerksamkeit schenken und so allen Kolleg*innen die Möglichkeit geben, sich zu äußern." oder "Bitte kommt zu unserer nächsten Planungssitzung, in der wir mögliche Lösungen für X besprechen werden".

Wenn dies nicht dein Stil ist oder die Rahmenbedingungen es nicht zulassen, können ein paar Worte, die Dankbarkeit ausdrücken, sicherstellen, dass jede/r den Austausch mit einem positiven Gefühl verlässt.

Zum Beispiel: "Ich schätze deine Sichtweise und bin dankbar für dein Vertrauen". Auch wenn du vielleicht keine Lösung hast, die alle zufrieden stellt, zeigst du damit, dass Vertrauen besteht, was eine gute Grundlage für die Fortsetzung dieser produktiven Gespräche ist. Was auch immer du erwähnst, achte darauf, dass es etwas ist, das du authentisch schätzt.

Denn am Ende des Tages zählt: Eine aufrichtige Antwort ist die beste Antwort!

Fügen wir alle Tipps zusammen - so wird's gemacht:

Beispiel 1

"Es tut mir Leid zu hören, dass du der Meinung bist, dass es in unserem Unternehmen keine Aufstiegsmöglichkeiten für dich gibt. Ich freue mich über dieses Feedback und hoffe, es in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und den Teamleiter*innen nutzen zu können, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen Zugang zu Entwicklungsmöglichkeiten haben. Wir werden die bestehenden Weiterbildungsveranstaltungen bewusst fördern und weitere Ideen diskutieren, die wir umsetzen könnten. Halte Ausschau nach weiteren Informationen, die in Kürze veröffentlicht werden! Wenn du spezifische Ideen hast, hoffe ich, dass du dich wohl genug fühlst, um sie mitzuteilen."

Beispiel 2

"Es hat mich ehrlich betroffen gemacht, als ich von deiner Erfahrung mit einem Teammitglied erfahren habe, das dich nicht mit dem nötigen Respekt behandelt hat. Ich halte es nicht für selbstverständlich, wie viel Mut es dich gekostet hat, dies mitzuteilen und beabsichtige, diese Angelegenheit sofort zu untersuchen. In unserer Organisation sind wir der Meinung, dass jedes Teammitglied wertvoll ist und mit Respekt behandelt werden sollte - ohne Ausnahme. Ich habe immer ein offenes Ohr für dich und andere, die bei der Arbeit mit Problemen konfrontiert sind. Wenn du dich wohl fühlst und etwas mehr Informationen weitergeben möchtest (entweder hier oder persönlich), würde mir das sicherlich helfen, deine Bedenken eher früher als später anzugehen. Aber mir ist auch klar, dass das eine große Bitte ist. Ich danke dir für deine Offenheit und dafür, dass du mich auf dieses Problem aufmerksam gemacht hast. Ich nehme es sehr ernst."

Beispiel 3

"Es freut mich zu hören, dass du mit den neuen Arbeitsmitteln, die du erhalten hast, produktiver arbeiten kannst. Danke, dass du mir das mitgeteilt hast! Auch in Zukunft werde ich nach Bereichen Ausschau halten, in denen kleine Änderungen euren Arbeitsalltag angenehmer und weniger stressig machen könnten. Bitte mach mir weiterhin Vorschläge! Alles Gute!"

Ist es manchmal schwer für dich als Teamleitung, spezifisches Feedback aus den Kommentaren deiner Teammitglieder herauszulesen? Dann lohnt es sich sicher, gemeinsam auf unsere Tipps für wirkungsvolle Kommentare zu blicken. Vielleicht helfen euch auch unsere Spielregeln weiter?