teamecho-Einstellungen - Best Practices

Wie stimmt man teamecho optimal auf das Unternehmen ab? Einige Best Practices unserer Kund*innen rund um die Einstellungen im Tool findest du hier.

Teamstruktur

Teams mit weniger als 5 Teammitgliedern

Wir empfehlen grundsätzlich, Teams mit mindestens 8 Personen anzulegen - Idealfall sind Teams mit über 10 Personen. Damit ermöglichst du eine höhere gefühlte Anonymität für deine Teammitglieder und kannst damit das Engagement in teamecho hoch halten.

In vielen Unternehmen existieren allerdings Teams mit weniger Teammitgliedern. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du kleine Teams am besten in teamecho abbildest.

Möglichkeit 1: Kleine Teams in ein großes Team integrieren

Damit sich die Teammitglieder auch anonym fühlen, haben manche Unternehmen kleine Teams in ein großes zusammengelegt bzw. ein kleines Team in ein anderes, größeres Team integriert. Folgende Eigenschaften von Teams sind für eine solche Integration günstig:

• Die Teams haben ähnliche Tätigkeitsprofile (z. B. Buchhaltung und Controlling).
• Die Teams haben ähnliche inhaltliche Ausrichtungen (z. B. sind Buchhaltung und IT beides interne Services).
• Die Führungskräfte der zusammengelegten Teams können sich regelmäßig gemeinsam zu den Ergebnissen austauschen und fühlen sich gemeinsam dafür verantwortlich.

Die folgenden Vorgehensweisen von teamecho-Admins im Umgang mit kleinen Teams haben sich bereits bewährt:

• Vorher mit den Führungskräften absprechen: Es es sehr wichtig, dass vor allem Führungskräfte gut auf eine solche Zusammenlegung vorbereitet werden. Besonders solltest du vorab klären, wie man die Ergebnisse am besten gemeinsam interpretiert (wie etwa Fragen zur direkten Führungskraft).
• Kommunizieren, dass die Teams zusammengelegt werden: Auch die Teammitglieder müssen vorab erfahren, dass sie mit einem anderen Team zusammengelegt bzw. in ein größeres integriert werden. So kannst du etwaigen Verwirrungen vorbeugen.
• Begründen, warum die Teams zusammengelegt werden: Teammitglieder als auch Führungskräfte sollten schließlich wissen, warum ihre Teams zusammengelegt werden. Hier kannst du vor allem auf die Anonymität verweisen.

Tipp: Durch das Zusammenlegen der Teams entstehen bei vielen Kund*innen auch interessante Synergien. Dadurch, dass Führungskräfte die Ergebnisse gemeinsam interpretieren, wird die teamübergreifende Zusammenarbeit optimiert und es entstehen neue Ideen für gemeinsame Projekte.

Möglichkeit 2: Kleine Teams beibehalten

Natürlich kannst du auch kleine Teams beibehalten. Bedenke hier aber, dass durch eine niedrige Anzahl an Teammitgliedern die gefühlte Anonymität der Teammitglieder bedeutend sinken kann.

Daher musst du kleine Teams gemeinsam mit der Führungskraft besonders gut in teamecho einführen, um das Engagement auch langfristig hoch zu halten. Besonders wichtig ist, dass ihr genau festlegt, wann die Ergebnisse ausgewertet werden und wie auf die Ergebnisse geschaut wird. So könnt ihr mögliche Ängste aufgrund der niedrigen Anonymitätsstufe schon im Vorhinein ausräumen.

Ändern von Teams und Abteilungen

Mit Wachstum oder auch der Veränderung von Zielen kann es vorkommen, dass Teams verändert oder in Abteilungen zusammengefasst werden. Etwa kann es erforderlich werden, Teams in zwei Teams aufzuspalten oder auch zusammenzulegen. Oder es werden Teams in Abteilungen zusammengefasst, um strategisch relevante Einblicke auf Abteilungsebene zu generieren.

Teammitglieder als auch Führungskräfte erhalten bei der nächsten Befragung Benachrichtigungen, wenn du sie neuen Teams oder Abteilungen zuweist. Bei Änderungen in Teams bzw. Abteilungen ist sehr wichtig: Kommuniziere etwaige Änderungen schon vorab an die Teams, um mögliche Verwirrungen zu vermeiden!

Hier geht es zum Artikel "Wie bilde ich meine Organisationsstruktur ab?" 

Befragungsintervall

Das Befragungsintervall setzt fest, wie viel bzw. wie häufig Feedback im Team eingeholt wird. Das Intervall soll daher vor allem zum Arbeits- und Besprechungsrhythmus der Mitarbeiter*innen und Führungskräfte passen. Teams sollen nicht mit zu viel Feedback überfordert werden.

Schnelle Kommunikation - kurzes Intervall

Ein Unternehmen hat eine hohe Kommunikationsgeschwindigkeit: Jeden Dienstag treffen sich alle im Team und machen einen Ausblick auf die vorausliegende Woche. Das Team wählt für die Befragung daher ein wöchentliches Intervall und bespricht die Fragen und Kommentare entsprechend wöchentlich/zeitnah.

Schnelle, direkte Reaktionen in den Teams, zusammenfassende Reaktion bei Versammlung

Ein anders Unternehmen hat 1x pro Monat eine größere Versammlung mit den Mitarbeiter*innen. Die Geschäftsführung setzt aber ein zweiwöchentliches Intervall fest, da aktuelle Herausforderungen schnell erkannt und von den direkten Führungskräften adressiert werden sollen. In der monatlichen Versammlung werden dann teamübergreifende Themen angesprochen und von der Geschäftsführung bzw. dem HRM kommentiert. So bleibt auch immer ausreichend Zeit, sich mit den Team Leads abzustimmen.

🤓 Hier kannst du direkt weiterlesen: Wie bespreche ich die Ergebnisse in meinem Team? 

Sichtbarkeiten

Bei den Sichtbarkeitseinstellungen solltest du beachten, dass das Transparenzlevel mit der Kultur der Organisation verträglich ist. Wir empfehlen grundsätzlich, dass für Teammitglieder und Führungskräfte Befragungsergebnisse als auch Kommentare der Teams, in denen diese hinterlegt sind, sichtbar sind.

Transparenz über die eigene Teamgrenze hinweg zu wagen, kann aus verschiedenen Gründen riskant sein. Eine Interpretation der Ergebnisse und Kommentare macht am allermeisten im direkten Arbeitskontext Sinn.

Werden z. B. für Teammitglieder und Teamleitung die Ergebnisse aller Teams freigegeben, kann das zu Missverständnissen führen, da die Ergebnisse und Kommentare ohne den direkten Kontext gelesen werden. Dies kann zu ausufernden Diskussionen führen, die gerade für das obere Management nur mehr schwer eindämmbar sein können.