Wie bilde ich meine Organisationsstruktur ab?

Noch bevor du die ersten Fragensets aussenden kannst, musst du dir überlegen, wie du deine Teams zusammenstellen möchtest. Eine geschickte Struktur ermöglicht, Handlungen spezifisch setzen zu können und erhöht außerdem die Qualität eures Feedbacks.

Teams sind das Herzstück von TeamEcho - das sagt auch schon der Name. Eine geschickte Teamstruktur ermöglicht es genau feststellen zu können, wo spezifisches Feedback entsteht und wie am besten nachhaltige Verbesserungen gesetzt werden können. Beim Festlegen eurer Teamstruktur solltest du am besten folgende zwei Dinge vor Augen haben:

  1. Vermeide zu kleine Teams: Die gefühlte Anonymität der MitarbeiterInnen sollte immer im Vordergrund stehen. Deshalb sollten Teams 10 oder mehr Personen umfassen - kleinere Teams führen rasch zu Unsicherheit und haben deshalb negative Auswirkungen auf die Qualität der Kommentare. 
  2. Bilde sinnhafte Strukturen: Die verschiedenen TeamEcho-Dashboards und Darstellungen ermöglichen es, Feedback effektiv einzuordnen, zu beobachten und auch zu vergleichen. Aber nur, wenn ihr eure Organisationsstruktur geschickt in TeamEcho widerspiegelt.

Finde eure optimalen Teams

Best-Practice-Erfahrung hat gezeigt, dass zu kleine Teams hinderlich für den offenen Austausch und die optimale Nutzung von TeamEcho sind. Als Richtwert empfehlen wir deshalb 10 oder mehr Mitglieder pro Team. Dabei handelt es sich natürlich nur um eine allgemeine Empfehlung - individuelle Anpassungen sind natürlich möglich. Eines ist aber sicher: Je höher die wahrgenommene Anonymität der MitarbeiterInnen, desto aktiver ist auch die Nutzung von TeamEcho.

Wichtig ist, eine gute Balance zu halten:

  • Die Teams sollten groß genug sein, um MitarbeiterInnen genügend Sicherheit zu geben, offen Feedback zu schreiben. 
  • Die Teams sollten klein genug sein, um Feedback gut einordnen zu können. Nur so kannst du mögliche weitere Schritte gezielt setzen und die Kommentare bestmöglich einordnen.
  • Die Teams sollten Sinn ergeben - vor allem für die Mitglieder selbst. Im Idealfall sind in den Teams Personen zusammengefasst, die häufig zusammenarbeiten und eine gemeinsame Führungskraft haben.

In manchen Unternehmensstrukturen ist die Teameinteilung sehr einfach und offensichtlich. In anderen Organisationen kann es aber durchaus vorkommen, dass hier etwas Arbeit investiert werden muss - aber keine Sorge: Diese anfänglichen Überlegungen zahlen sich sofort aus. Denn eine optimale Teamzusammenstellung ermöglicht es, relevante Themen im unmittelbaren Arbeitsumfeld der Beteiligten aufzuzeigen und gemeinsam an ihnen arbeiten zu können.

Behalte auch eure Unternehmenseinstellungen im Blick: Ab wann werden Ergebnisse in euren TeamEcho-Dashboards angezeigt? Standardmäßig ist die Mindestanzahl bei fünf TeilnehmerInnen gesetzt.

Hier erfährst du im Detail, wie du Teams anlegen kannst.

Abteilungen sorgen für Überblick

TeamEcho bietet auch die Möglichkeit, mehrere Teams in Abteilungen und Überabteilungen einzuordnen. So kannst du euer Organigramm widerspiegeln und einzelne Unternehmensbereiche nachbauen.

Abteilungen sind Zusammenfassungen aus mehreren Teamergebnissen. Je nach euren individuellen Sichtbarkeitseinstellungen hat diese Abteilungsleitung dann Einblick in alle Teams, die in der Abteilung zusammengefasst werden. 

Wichtig bei Abteilungen ist vor allem: In einer Abteilung können keine Befragungen gestartet oder gestoppt werden. Eine Abteilung hat keine Teammitglieder - die Einteilung der MitarbeiterInnen wird in den Teams geregelt. Hier erfährst du mehr zu Abteilungen.

Es können beliebig viele Über- und Unterabteilungen gebildet werden - so kannst du eure Strukturen bestmöglich sowohl in die Höhe, als auch in die Breite nachbauen und dabei z. B. auch Fachabteilungen oder Standorte anlegen. Im Sinne der Funktionalitäten gibt es keinen Unterschied zwischen Abteilungen und Überabteilungen.

Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoll, sich zuerst ein gutes Bild über die eigenen Strukturen zu verschaffen - zum Beispiel durch ein detailliertes Organigramm deines Unternehmens. Versuche nun, die Einteilungen für TeamEcho zu adaptieren - hier empfehlen wir meistens, bei den einzelnen Teams zu beginnen. So kannst du zunächst eine gute Teamgröße sicherstellen, bevor du Abteilungen und Überabteilungen anlegst.

Ein guter Anhaltspunkt für die Einteilung von Teams und Abteilungen ist auch ein Blick auf eure gemeinsamen TeamEcho-Ziele. Frage dich: Wie erhalten wir die Ergebnisse in Einheiten, die bestmöglich auf unsere Ziele einzahlen und diese widerspiegeln.

Tipp: Bist du dir unsicher, welche Strukturen und Teamzusammenstellungen am besten für eure Ziele und Kultur geeignet sind, hol dir einfach Hilfe in deinem Unternehmen! Frage TeamleiterInnen und MitarbeiterInnen - so hast du eine gute Entscheidungsgrundlage. 

Hast du noch Fragen zum optimalen Start mit TeamEcho? Schau mal bei folgenden Artikeln vorbei: