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Wie gehe ich am besten mit neuen Kommentaren um?

Schriftliche Kommentare sind wertvoll. Zu wissen, wie man mit Feedback umgeht und darauf reagiert, kann manchmal eine Herausforderung sein, vor allem, wenn es viele Kommentare gibt. Hier erfährst du, wie du Feedback wie ein Profi handhabst.

Es gibt nichts Besseres, als von Teammitgliedern in ihren eigenen Worten zu hören. Manchmal handelt es sich dabei um Lob und Ermutigung, ein anderes Mal um Kritik oder hilfreiche Verbesserungsvorschläge. Unabhängig von der Art der Kommentare kann die Sichtung und Beantwortung zeitaufwändig sein und manchmal eine Herausforderung darstellen. Werfen wir einen Blick auf einige Strategien, wie du den stetigen Strom von Kommentaren so effektiv und effizient wie möglich bewältigen kannst:

Aufteilen und erobern

Je größer die Organisation und/oder je ausgeprägter die Feedback-Kultur ist, desto mehr Kommentare werden die Teammitglieder wahrscheinlich schreiben. Entscheide im Vorhinein, wer sich mit den Kommentaren befassen soll. Überlege, wie du andere, z. B. TeamleiterInnen oder AbteilungsleiterInnen, einbeziehen kannst. Vielleicht findest du es sinnvoller, bestimmte Themenbereiche aufzuteilen, oder du ziehst es vor, auf alle Kommentare selbst zu antworten. Wie auch immer du dich entscheidest, beziehe vertrauenswürdige Personen mit ein, um die Kommentare zu verstehen und rechtzeitig zu antworten und gleichzeitig deine Zeit gut einteilen zu können.

Hier zeigen wir dir praktische Tipps, wie du wirkungsvoll auf Kommentare reagieren kannst.

Entwickle einen Spielplan

Gehe an deine TeamEcho-Erfahrung mit einem Plan in der Hand heran ... und mit möglichen Änderungen im Kopf. Es ist wichtig, dass du dir überlegst, wie du mit den Kommentaren umgehen willst und kommuniziere deinen Plan klar. Zum Beispiel: Hast du vor, auf jeden Kommentar zu antworten? Willst du nach Mustern Ausschau halten, bevor du eine Stellungnahme abgibst? Willst du Maßnahmen ergreifen, anstatt schriftlich zu antworten? Oder ziehst du es vor, am Ende eines Erhebungszeitraums eine ausführlichere Antwort zu verfassen?

Wir empfehlen, dass du deine Antwort in TeamEcho aufzeichnest, um die Nutzung des Tools durch die Teammitglieder zu fördern, aber es gibt viele Formen, wie dies aussehen kann. Vergiss nicht: Du hast den Plan geschrieben, das heißt, du kannst ihn auch umschreiben, wenn er seinen Zweck nicht mehr erfüllt. So wie sich die Feedback-Kultur im Laufe der Zeit weiterentwickelt, sollte sich auch dein Masterplan anpassen.

Auch gemeinsame Spielregeln sind wichtig - teile unsere Best Practice Regeln mit deinem Team!

Identifiziere Muster und Maßnahmen

Nicht jeder Kommentar erfordert eine Antwort und nicht jede Kritik erfordert eine Änderung. Es ist nicht so, dass bestimmte Kommentare weniger Gewicht haben als andere, aber als TeamleiterIn oder AdministratorIn ist es deine Aufgabe, Prioritäten zu setzen, indem du Muster von Einzelfällen unterscheidest. Zum Beispiel könntest du ein wiederkehrendes Thema in oder zwischen Umfragen und/oder Teams feststellen, was wahrscheinlich bedeutet, dass dieses Thema deine Aufmerksamkeit erfordert. Zu erkennen, was eine Reaktion oder Maßnahme erfordert, ist nicht immer so einfach, wie es klingt, aber andere (z. B. TeamleiterInnen oder AbteilungsleiterInnen) können dich dabei unterstützen.

Nicht jeder Kommentar kann angesprochen oder gelöst werden, und das ist in Ordnung - solange du in deinen Antworten und Maßnahmen freundlich und einfühlsam bleibst.  

Tust du dir schwer, hilfreiches Feedback aus den Kommentaren deines Teams zu erkennen? Teile z.B. unsere Tipps für wirkungsvolle Kommentare mit deinem Team, oder lies mehr darüber, wie du hilfreiche Kommentare von deinem Team erhältst.

Parameter festlegen

Sobald du einen Plan hast und weißt, wer antworten wird, ist der nächste wichtige Schritt, sich zu überlegen, wann du auf Kommentare reagieren willst. Frage dich selbst: Will ich innerhalb von 24 Stunden, einmal pro Woche, zweiwöchentlich oder monatlich auf Kommentare antworten? Werde ich meine Antwort vorab in TeamEcho aufzeichnen oder ausschließlich während unseres monatlichen Treffens über die Kommentare sprechen? Die Antworten auf diese Fragen haben enorme Auswirkungen auf die Häufigkeit und Art deiner Arbeit mit TeamEcho. Was auch immer du tust, warte nicht zu lange, um (besonders) dringende Probleme anzusprechen. Die Antworten selbst enthalten selten Lösungen, aber die Tatsache, dass du antwortest, zeigt, dass du dir Gedanken machst, und das bringt schon unglaublich viel.

Kommuniziere deinen Plan

Dein gründlicher und strategischer Plan ist nur so wirksam wie deine Kommunikation darüber. Lass alle wissen, wie und wann du auf Kommentare reagieren möchtest. Wenn du Kommentare scheinbar unbearbeitet lässt (z. B. indem du nicht in TeamEcho antwortest), könnte der Eindruck entstehen, dass du dich nicht genug darum kümmerst. Vielleicht planst du gerade Maßnahmen, um auf diese Kommentare einzugehen, aber andere wissen das nicht. Es ist in Ordnung und sogar empfehlenswert, zu sagen: "Danke für das Feedback. Ich prüfe derzeit, wie ich auf eure Bedenken eingehen kann. Bitte gebt mir ein wenig Zeit. Ich weiß eure Geduld zu schätzen."

Am Ende des Tages: Kommentare sind (wie) deine Freunde!

Wie bei jeder Freundschaft sollte man sie nie als selbstverständlich ansehen, aber es ist genauso wichtig, Grenzen zu setzen und realistische Erwartungen zu haben. Vor allem aber sind Kommunikation und Ehrlichkeit der Schlüssel zu jeder Freundschaft. Freunde sind dazu da, dich zu unterstützen und dein Leben zu bereichern, nicht um deine Welt zu beherrschen. Behalte das im Hinterkopf, wenn du dich mit den neuen Kommentaren auseinandersetzt!  

Hast du schon genug über Kommentare gehört? Wenn nicht kannst du hier nachlesen, wie du hilfreiche Kommentare von Ihrem Team erhältst.